Escreva e-mails profissionais!

No cotidiano de nossas atividades, seja na área empresarial, ou em qualquer outra, normalmente  comunicação virtual é uma necessidade.

O e-mail, ou correspondência virtual, é uma das ferramentas mais eficazes de comunicação profissional, porém nem sempre identificamos uma redação adequada quando recebemos um e-mail, e as vezes, não sabemos exatamente qual a melhor forma de redigi-lo.

Quantas vezes, recebo um e-mail e penso, (e apenas olho e grito mentalmente com o remetente: não entendi nada!; Custa dar bom dia? Poxa, fez uma salada de fruta nos assuntos! Nossa que grosseiro!, Risos), ainda bem que ainda não foi desenvolvida uma tecnologia de leitura de mentes, brincadeiras a parte, sinceramente, a comunicação clara, precisa e profissional é fundamental tanto pata o remetente quanto para o destinatário.

Portanto, para não errar (nem xingar, ou ser xingado mentalmente pelas pessoas), apresento algumas dicas básicas que auxiliam na redação do e-mail e o tornam cordial e profissional:

1. Defina o assunto do e-mail e o ESCREVA NO CAMPO DE "ASSUNTO"

O campo de "assunto" existe para ser utilizado, portanto defina o assunto central de seu e-mail, isto facilitará ao leitor identificar a prioridade, bem como ajudará você a consultar no futuro os e-maisl trocados sobre determinado assunto.

2. Seja cordial na medida

Bom dia, boa tarde, boa noite, dar o devido tratamento ao remetente é ideal ( Sr., Sra., Prezado(a), Caro(a), Estimado(a) e etc..), no e-mail profissional evite expressões como: querido(a), amigo(a), parceiro(a), entre outros, principalmente se você não possui o nível de intimidade adequado com o destinatário. Lembre-se, a comunicação escrita é percebida de forma diversa da pessoal, as vezes uma expressão que pode funcionar bem "ao vivo" pode ser totalmente desagradável quando lida. Sempre encerre a redação dando o devido cumprimento: atenciosamente, cordialmente, saudações entre diversos outros.

3. Seja focado e informado sobre o assunto

É  importante ler atentamente os e-mails anteriores, caso já trocados, sobre  aquele assunto, pois é muito chato refazer perguntas já respondidas, ou solicitar informações, documentos já enviados. Então, após se atualizar sobre o assunto debatido, redija seu e-mail de forma clara, pontual, se o assunto for extenso, não deixe de utilizar sequencias, itens (1,2,3 a,b,c), negrito, sublinhado, grifos. Tudo vale para se fazer entender da forma mais clara e didática possível, e sempre, sem perder o foco do objetivo do e-mail, evitando e-mails longos demais.

4. Certifique-se que está anexando a documentação mencionada

Na correria, as vezes é bem comum escrever a redação e esquecer de anexar o arquivo. Certifique-se que, se mencionou que algum arquivo estaria em anexo, anexe-o.

5. Atenção redobrada no campo de "destinatário"

Esta dica é fundamental, pois a falta de atenção pode deixá-lo em uma "saia justa" tremenda. A falta de atenção pode nos fazer encaminhar um e-mail à aquela outra pessoa com o mesmo nome, ou até mesmo encaminhar um e-mail para uma pessoa totalmente desconecta com o assunto, quando mais grave, pode até ser encaminhado o e-mail para àquele que jamais deveria lê-lo (um concorrente, por exemplo). 

Portanto REDOBRE a atenção no campo do destinatário. Eu particularmente, gosto de redigir o e-mail (no caso de e-mails mais elaborados), me certificar que tudo está ok, e por último redijo o endereço do destinatário, esta dica pode evitar, também que você, sem querer, encaminhe o e-mail sem finalizá-lo.

Espero que estas dicas o ajudem a aprimorar sua comunicação virtual,

Até Breve,

Gabriela

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Como administrar melhor o seu tempo!

Saudações Prezados Leitores, 

O post de hoje é  sobre como administrar melhor o seu tempo. Vou começar falando de algumas coisas que eu pratico, que podem ser úteis para vocês também:

1. Anote seus compromissos

Tenha uma agenda,  seja ela física ou virtual, eu por exemplo uso o google calendar  para as atividades pessoais, e o próprio sistema do meu trabalho para as atividades profissionais, o google calendar é ótimo, além de poder ser acessado em um computador ele sincroniza automaticamente com o aplicativo no celular e no Ipad/tablet. Mas a agenda fisica funciona muito bem também, até o ano passado sempre usava a famosa agendinha mesmo. 

Coloque suas tarefas em uma agenda, tenha noção do seu dia, semana e mês. A visualização ajuda você a ser mais racional com as atividades que deve realizar no seu dia.

2. Evite perder tempo com distrações

Evite aquelas "coisinhas" que tiram o seu foco, as vezes é o celular, whatsapp, redes sociais  até a própria conversa com os colegas de trabalho. Saiba dizer não, afinal você já sabe muito bem todas as atividades que tem que finalizar (já estão na sua agenda^^), se você enrolar ou se distrair demais seu dia certamente não renderá, pois você precisa de tempo, seja para o trabalho, família, lazer, para aquele projeto que você está inciando e etc...

3. Coloque alarmes para as suas atividades

Não precisa ser para absolutamente tudo, mas é importante cronometrar aquela atividade que você precisa realizar a qualquer custo, então utilize-se do seu smartphone, cronometro e etc para otimizar suas atividades. As vezes você precisará ser um pouco mais metódico para alcancar os resultados almejados para aquele dia em específico. 

 A contagem do tempo também ajuda a estimar o tempo gasto em alguma atividade específica. Digamos que todo dia você precise fazer a atividade "x", se você já sabe a média de tempo gasto para realizá-la, será muito mais fácil otimizar o seu tempo em outras atividades.

4.  Deixe o celular em modo "silencioso"

Se o seu trabalho não exige atender o telefone instantaneamente, procure deixá-lo no modo silencioso para evitar que ele seja uma distração. Seja através de uma notificação do whatsapp, ou de redes sociais, até mesmo um sms ou uma ligação, se você puder evitar, deixe para visualizar após o encerramento de determinada atividade.

5. Não cheque seu e-mail a toda hora

Na rotina agitada o e-mail é uma das ferramentas de trabalho mais utilizadas, mas lembre, e-mail não é chat, portanto nem você encaminha um e-mail esperando resposta instantânea, e nem a pessoa que te encaminhou espera isso. Portanto não interrompa sua atividade concentrada para responder um e-mail, espere finalizá-la, ou realizar uma pausa estratégica para dar a devida atenção à sua caixa de entrada. Eu particularmente, gosto de dividir meu dia em blocos, no primeiro periodo checo todos os e-mails e os categorizo, atendendo as prioridades e os demais no decorrer do dia.

E aí? Parece tranquilo certo? mas na prática exige grande disciplina. Após listar suas atividades, saber o tempo médio gasto em cada uma delas, evitar distrações, certamente você aumentará o nível de produtividade e alcançará melhores resultados. Essas medidas irão te proporcionar sensação de dever cumprido, sensação de controle sobre sua vida, e, certamente, restará mais tempo para outras atividades que você sempre quis praticar, no entanto não o faz pela "falta" de tempo.

Espero que as dicas tenham sido úteis, comentem aqui deixando também suas dicas de produtividade.

Até a próxima, 

Gabriela

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