Escreva e-mails profissionais!

No cotidiano de nossas atividades, seja na área empresarial, ou em qualquer outra, normalmente  comunicação virtual é uma necessidade.

O e-mail, ou correspondência virtual, é uma das ferramentas mais eficazes de comunicação profissional, porém nem sempre identificamos uma redação adequada quando recebemos um e-mail, e as vezes, não sabemos exatamente qual a melhor forma de redigi-lo.

Quantas vezes, recebo um e-mail e penso, (e apenas olho e grito mentalmente com o remetente: não entendi nada!; Custa dar bom dia? Poxa, fez uma salada de fruta nos assuntos! Nossa que grosseiro!, Risos), ainda bem que ainda não foi desenvolvida uma tecnologia de leitura de mentes, brincadeiras a parte, sinceramente, a comunicação clara, precisa e profissional é fundamental tanto pata o remetente quanto para o destinatário.

Portanto, para não errar (nem xingar, ou ser xingado mentalmente pelas pessoas), apresento algumas dicas básicas que auxiliam na redação do e-mail e o tornam cordial e profissional:

1. Defina o assunto do e-mail e o ESCREVA NO CAMPO DE "ASSUNTO"

O campo de "assunto" existe para ser utilizado, portanto defina o assunto central de seu e-mail, isto facilitará ao leitor identificar a prioridade, bem como ajudará você a consultar no futuro os e-maisl trocados sobre determinado assunto.

2. Seja cordial na medida

Bom dia, boa tarde, boa noite, dar o devido tratamento ao remetente é ideal ( Sr., Sra., Prezado(a), Caro(a), Estimado(a) e etc..), no e-mail profissional evite expressões como: querido(a), amigo(a), parceiro(a), entre outros, principalmente se você não possui o nível de intimidade adequado com o destinatário. Lembre-se, a comunicação escrita é percebida de forma diversa da pessoal, as vezes uma expressão que pode funcionar bem "ao vivo" pode ser totalmente desagradável quando lida. Sempre encerre a redação dando o devido cumprimento: atenciosamente, cordialmente, saudações entre diversos outros.

3. Seja focado e informado sobre o assunto

É  importante ler atentamente os e-mails anteriores, caso já trocados, sobre  aquele assunto, pois é muito chato refazer perguntas já respondidas, ou solicitar informações, documentos já enviados. Então, após se atualizar sobre o assunto debatido, redija seu e-mail de forma clara, pontual, se o assunto for extenso, não deixe de utilizar sequencias, itens (1,2,3 a,b,c), negrito, sublinhado, grifos. Tudo vale para se fazer entender da forma mais clara e didática possível, e sempre, sem perder o foco do objetivo do e-mail, evitando e-mails longos demais.

4. Certifique-se que está anexando a documentação mencionada

Na correria, as vezes é bem comum escrever a redação e esquecer de anexar o arquivo. Certifique-se que, se mencionou que algum arquivo estaria em anexo, anexe-o.

5. Atenção redobrada no campo de "destinatário"

Esta dica é fundamental, pois a falta de atenção pode deixá-lo em uma "saia justa" tremenda. A falta de atenção pode nos fazer encaminhar um e-mail à aquela outra pessoa com o mesmo nome, ou até mesmo encaminhar um e-mail para uma pessoa totalmente desconecta com o assunto, quando mais grave, pode até ser encaminhado o e-mail para àquele que jamais deveria lê-lo (um concorrente, por exemplo). 

Portanto REDOBRE a atenção no campo do destinatário. Eu particularmente, gosto de redigir o e-mail (no caso de e-mails mais elaborados), me certificar que tudo está ok, e por último redijo o endereço do destinatário, esta dica pode evitar, também que você, sem querer, encaminhe o e-mail sem finalizá-lo.

Espero que estas dicas o ajudem a aprimorar sua comunicação virtual,

Até Breve,

Gabriela

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